organização para recepção de clínicas

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5 dicas de organização para recepção de clínicas

Sistemas de gestão de clínicas médicas e consultórios atuam como grandes aliados de um atendimento de excelência

Quando o assunto é clínicas médicas e consultórios, muito se fala na adoção de estratégias para atrair mais pacientes, aumentar o faturamento e se destacar no mercado. De fato, isso é muito importante para manter o negócio sustentável por longos anos, mas o que poucos médicos empreendedores entendem é que essas ações de nada adiantam se a recepção do consultório médico não for ágil, eficiente e principalmente organizada.

Isso porque é justamente na recepção que o paciente tem o primeiro contato presencial com o serviço. E por ser neste ambiente que ele vai aguardar o atendimento, é preciso que o espaço e os profissionais que nele trabalham causem boa impressão. Mas como fazer isso afinal?

Para organizar a clínica como um todo, incluindo a recepção, é preciso colocar em prática algumas estratégias importantes. Além de capacitar as equipes para fornecer um atendimento mais humanizado, também é imprescindível contar com ferramentas de gestão para automatizar processos, aumentar a produtividade do estabelecimento e melhorar a relação médico-paciente. Saiba mais neste artigo.

A importância de manter a recepção de clínicas e consultórios organizada

De acordo com uma pesquisa realizada pela Accenture Strategy, 66% dos consumidores brasileiros se dizem frustrados quando as empresas não oferecem um bom atendimento. Só para se ter uma ideia, desse percentual, 47% acaba recorrendo ao concorrente. Segundo o estudo, por oferecerem um mau atendimento, empresas brasileiras deixam de faturar R$ 400 bilhões por ano.

Esses dados revelam na realidade, o quanto um bom atendimento é importante para os negócios. Uma boa recepção melhora a percepção que o paciente tem da clínica e dos seus serviços, interferindo positivamente na carteira de clientes e no faturamento do estabelecimento. 

Como ter uma recepção de clínicas organizada e eficiente?

A seguir você vai conferir algumas dicas para oferecer um atendimento agradável, empático e principalmente eficiente aos seus pacientes. Confira!!

Atenção ao espaço físico da recepção

O espaço físico diz respeito a todos os elementos que fazem parte da recepção do consultório médico, dos móveis aos elementos decorativos como plantas, quadros e cores. Considerada o coração da clínica médica, ela deve ser pensada para o público atendido no local, se crianças, jovens, adultos ou idosos. Para ser atrativa, a recepção deve acolher bem o paciente até a hora do atendimento.

Crianças, por exemplo, precisam de ambientes mais estimulantes, coloridos e que possibilitem que elas brinquem enquanto esperam. Já idosos precisam de ambientes mais calmos e preparados para facilitar a locomoção. Para eles, invista em cadeiras confortáveis e adequadas, pisos antiderrapantes, portas largas, barras de apoio entre outros elementos capazes de oferecer mais autonomia e segurança.

Ainda falando do espaço físico propriamente dito, cabe ressaltar que a limpeza também faz parte do bom atendimento, bem como a organização. Investir em serviços de desinfecção para deixar o ambiente livre de insetos e agentes contaminantes  também é uma excelente estratégia para causar uma boa impressão.

Proporcione momentos de descompressão ao paciente

Oferecer serviço de copa (água, café, biscoitos), TV ou som ambiente também são ótimas maneiras de oferecer um bom atendimento ao paciente. Além de demonstrar acolhimento, a estratégia também facilita a interação interpessoal, o que é ótimo para aliviar sentimentos de estresse, ansiedade, tristeza e aumentar a autoestima.

Humanize a recepção do consultório médico

Na área da saúde, a humanização do atendimento diz respeito ao acolhimento, à escuta da queixa do paciente, à prestação do serviço com ética profissional e empatia. 

E ao contrário do que se imagina, essa humanização não está restrita apenas ao relacionamento médico-paciente. Pelo contrário! A humanização tem início na recepção do estabelecimento, com a simpatia, presteza e cordialidade do(a) recepcionista da clínica.

A estratégia garante o bem-estar do paciente, desde a chegada dele na clínica até o tratamento. A humanização do atendimento estabelece uma relação de confiança entre seus pacientes e suas equipes de trabalho, torna o processo de cura mais eficiente e melhora a imagem da clínica no mercado.

Abandone os prontuários de papel

Sem dúvida alguma não existe nada mais desconfortável do que chegar na recepção do consultório médico e se deparar com bagunça. Papéis e documentos espalhados por cima da mesa causam impressão de desleixo, falta de organização e de comprometimento com o trabalho. 

Mas ao contrário do que se imagina, a falta de organização não passa apenas uma péssima impressão ao paciente. A desorganização também impede que a recepcionista da clínica ofereça um atendimento mais ágil, pois certamente terá que procurar fichas e prontuários no meio de pilhas de papéis.

Nesse sentido, o prontuário eletrônico surge como uma excelente ferramenta para começar a organizar a clínica. O recurso mantém todos os registros do paciente como cadastro, consultas, prescrições e tratamentos em um arquivo digital. Ao dispensar papéis, a ferramenta facilita que a recepcionista identifique rapidamente o paciente, sem bagunça e sem perda de tempo.

Invista em uma agenda eletrônica com confirmação de consulta

Um dos grandes desafios enfrentados pela recepção do consultório médico é lidar com o alto fluxo de pacientes. Marcar/desmarcar consultas, reagendar, encaixar pacientes da fila de espera e garantir que todos os horários estejam devidamente ocupados é uma tarefa complexa, que exige tempo, organização e principalmente comprometimento. Todavia, com o auxílio da tecnologia, a atividade tende a ficar mais fácil.

Com o recurso de agenda eletrônica você facilita todas essas atividades de maneira prática e assertiva. Você marca a consulta e o sistema envia lembretes automáticos sobre a data do agendamento para o paciente. Além disso, ainda oferece a ele a opção de confirmar ou não o comparecimento na data marcada.

Na prática, a ferramenta evita horários vagos de atendimento, prejuízos financeiros e uma fila de espera que não consegue ser atendida. Dessa forma, melhora a satisfação do paciente com o atendimento e melhora o faturamento da clínica.

Como apresentamos neste artigo, uma boa gestão da sua equipe de atendimento é essencial para o sucesso da sua clínica e fidelização do paciente. E que para isso, a adoção de ferramentas de clínicas e consultórios se faz necessária.

Quer elevar o atendimento da sua clínica a outro nível? Conheça a plataforma de gestão de clínicas e consultórios da OnlineClinic e comece a organização da sua recepção.

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